كيفية كتابة تقرير اداري هو الموضوع الرئيسي الذي سوف يُشار إليه تاليًا، حيثُ تعتمد معظم المؤسسات والشركات على التقارير الإدارية من أجل الإحاطة بشكل دائم بمختلف المعلومات حول أوضاع الوحدات الإدارية في المؤسسة، وسوف تقدم تعريفًا حول التقارير الإدارية، كما سوف نتعرف على كيفية كتابة التقارير الإدارية بشكل مفصل وعلى نموذج كتابة تقرير إداري وعلى خصائص التقارير الإدارية وغير ذلك من المعلومات المتعلقة.
التقرير الإداري
يستخدم التقرير الإداري كإحدى طرقِ الاتصالات والتواصل التي تتميزُ بالكفاءة العالية خلال عملية الربط بين مختلف وحدات المؤسسة الإداريّة، وقد تكون التقارير الإدارية شفهية أو كتابية، وتكون الإدراة العليا في المؤسسة حريصة دائمًا على استخدام التقارير بالإضافة إلى المرؤوسين فيها من أجل الحصول على أدوات تساعدهم في متابعة الأعمال عن قرب وبشكل مستمر من دون عوائق، كما يمكنهم من خلال هذه التقارير معرفة نوعية الإنجازات التي قاموا بها وحجمها، وذلك بناء على الخطة الخاصة بمنهجية الشركة، فالتقارير الإدارية إذن أدوات تساعد في الحصول على معلومات كافية من مختلف المواقع الإدارية، وبالتالي الحصول على أحكام حول جدوى العمل ومدى تطبيق المسؤوليات المطلوبة من كل شخص ومن كل وحدة إدارية في الشركة، وتستخدم أساسًا لاتخاذ الإجراءات المناسبة في حال وقوع أخطاء ضمن الشركة.
كيفية كتابة تقرير اداري
إنَّ كتابة التقرير الإداري لا بدَّ أن تتم على مرحلتين، المرحلة الأولى هي مرحلة إعداد التقرير والثانية مرحلة كتابة التقرير، ولا بدَّ من التفصيل في كل منهما بشكل منفصل، وفيما يأتي مراحل كتابة تقرير إدراي بشكل مفصَّل:
مرحلة إعداد التقرير الإداري
هذه المرحلة هي المرحلة الأولى في عملية كتابة تقرير إداري، وتكون قبل البدء بكتابة التقرير، ولا بدَّ قبل البدء بكتابة التقرير من الإعداد له بشكل جيد، ويعدُّ الإعداد للتقرير العنصر الأساسي للتقرير بشكل عام، وفيما يأتي سيتم ذكر كيفية إعداد التقرير الإداري بشكل خطوات:
- الإعداد والتجهيز: تشمل تلك المرحلة على الحصول على أسئلة التقرير وتحديد الأهداف الخاصة من التقرير، بالإضافة إلى الاستخدامات التي يمكن اقتراحها للتقرير، وكيفية الحصول على معلوماته ومعرفة الأشخاص الذين يستفيدون منه ومعرفة مستلم التقرير وقارئه بالإضافة إلى الإحاطة بطريقة كتابة التقرير والوصول إلى المعلومات وفق الهدف المرجو منه.
- تصميم هيكل التقرير: تتضمن هذه المرحلة اختيار شكل التقرير والرؤية الخاصة به، وذلك من أجل بناء هيكله العام، الذي يكون مناسبًا للهدف المرجو منه والمعلومات التي سوف يقدمها للجهات المعنية به.
مرحلة كتابة التقرير الإداري
هذه المرحلة هي المرحلة الأساسية في كتابة التقرير، حيثُ تبدأ فيها عملية الكتابة بعد المرحلة التمهيدية، ولها أربع خطوات سيتم ذكرهم فيما يأتي:
- اختيار الموضوع: أول خطوة في عملية كتابة التقرير هي اختيار موضوع التقرير وتحديد أفكاره الرئيسية التي سوف يكتب وفقها، وتساهم هذه الخطوة في توضيح الغرض من كتابة هذا التقرير الإداري.
- العثور على المراجع: الخطوة التالية العثور على المراجع المناسبة من أجل الوصول إلى المعلومات المطلوبة، حيث يجب أن يستعين كاتب التقرير بالمصادر المناسبة التي تساعده في كتابة التقرير وفق المطلوب، مثل شبكات الإنترنت والكتب المناسبة، ولا بدَّ أيضا من قراءة المعلومات التي تمَّ الحصول عليها وكتابة ملاحظات عنها وتوثيقها عند كتابة التقرير.
- وضع خطة التقرير: يجب بعد ذلك وضع خطة تنظيمية من أجل كتابة التقرير الإداري وذلك من أجل ترتيب الأفكار الخاصة بالتقرير ومن أجل سلامة التقرير، حيث تكون الخطة أولًا عبارة عن خارطة ذهنية، ثم توضع الفكرة المركزية التي تتفرع منها الأفكار الأخرى الفرعية، وقد تكون الخريطة في البداية على شكل رسوم أو مخططات ثمَّ يعتمد عليها خلال وضع التقرير الإداري.
- كتابة نص التقرير: في هذه الخطوة تبدأ عملية البدء في الكتابة بشكل مباشر، وذلك من خلال كتابة الفقرات والبيانات جميعها، حيثُ تتم كتابة مقدمة التقرير وكتابة جملة مفتاحية في بداية كل فقرة، والمحافظة على كلمات الوصل بين الفقرات حتى يكون التقرير متماسكًا ومتناسقًا، تدوين جميع الاستنتاجات التي تمَ الحصول عليها خلال الإعداد للتقرير الإداري، وكتابة المحتوى والمراجع الخاصة بالتقرير، وفي النهاية تحرير التقرير والتأكد من المعلومات التي وردت فيه وذلك من قبل شخص غير الذي قام بكتابته.
عناصر نموذج تقرير اداري
يحتوي التقرير الإداري عمومًا على نقاط رئيسية وعلى نقاط فرعية وذلك حسب النظام المتبع في كل شركة أو مؤسسة، وفيما يأتي سوف يتم ذكر عناصر نموذج تقرير إداري بشكل واضح:
- خطاب إحالة: يقوم هذا الخطاب بتوضيح الهدف من التقرير للقارئ، ويرافق الخطاب لنص التقرير عادةً في المقدمة، ويساهم الخطاب في تركيز الأطراف المعنية بالتقرير على الجوانب المهمة فيه، ويمكن الكاتب من تعديل الأخطاء أو إضافة معلومة في التقرير.
- صفحة العنوان: تحتوي هذه الصفحة على بعض العناصر المهمة مثل تاريخ التسليم واسم الكاتب وصفته الوظيفية واسم المؤسسة أو الطرف المعني وعنوان التقرير نفسه الذي يجب أن يكون واضحًا.
- ملخص التقرير: يحتوي الملخص على محتوى واضح ومختصر للتقرير كاملًا، ويضم مجموعة مصطلحات تقنية تناسب المختصين في العمل، وتمكن القارئ من الوصول إلى فهم محتوى التقرير من هلال الملخص بسرعة، وبناء عليه يحدد حاجته لقراءة التقرير بشكل كامل.
- جدول محتويات: هذا الجزء مهم للغاية لأنه يتيح للقارئ استعراض محتوى التقرير بشكل سريع ومختصر وواضح.
- قائمة رسومات توضيحية: تصاحب التقرير لتوضيح مفهوم الرسومات أو الأشكال البيانية التي ترد داخل التقرير.
- الخلاصة: وهي موجز إداري يتم من خلاله تخصيص صفحة من أجل إيجاز ما ورد في التقرير، وفهم أهداف التقرير وذلك للمدراء الذين بتعاملون مع كثير من الأوراق يوميًا حيث يستفيدون من هذه الخلاصة.
- قاموس مصطلحات: يتم من خلاله توضيح المصطلحات التقنية التي وردت في التقرير ومرتبة بشكل أبجدي، وتفسير الرموز من أجل مساعدة القارئ الاختصاصي في فهم المحتوى بشكل جيد.
- الملحقات: وهو ملحق بالتقرير يتم من خلاله مجموعة معلومات دقيقة للمتخصصين، ولا تهم بقية القراء.
- الشكر: في نهاية التقرير يتم كاتبة شكر وتقدير لجميع الأشخاص والجهات الذين تعاونوا لكتابة التقرير.
- الصلاحيات: يتم من خلال هذا الجزء تحديد القيود وطرق استعمال التقرير والهدف من كتابته.
نموذج كتابة تقرير اداري
يمكن أن يكون هذا النموذج تقريبيًا لنموذج تقرير إداري جاهز، وفيما يأتي سيتم إدراج نموذج تقرير إداري جاهز Word للمساعدة في كتابة التقرير:
اسم المؤسسة: ــــــــــــــ، تاريخ التسجيل: ـــــــــــــ، رَقَم المؤسسة: ـــــــــــــــــــــــ
عدد أعضاء الهيئة العامة بالمؤسسة: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عدد موظفي الشركة: ــــــــــــــــــــــــــــــــ، عدد المتطوعين: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
إجمالي عدد العاملين بالمؤسسة في الوقت الحالي: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم مدقق الحسابات بالمؤسسة: ـــــــــــــــــــــ تاريخ التعيين: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ
قطاع العمل في المؤسسة: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عدد أعضاء مجلس الإدارة: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عدد العاملين في قسم الحسابات: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ما تم إنجازه من أعمال بالقسم خلال العام الماضي: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عنوان المؤسسة: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ، صندوق البريد: ـــــــــــــــــــــــــ
رَقَم هاتف المؤسسة: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
البريد الإلكتروني للمؤسسة: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
مُعد التقرير: ـــــــــــــــــــــــــــــ، تاريخ تقديم التقرير إلى المدير العام : ــــــــــــــــــــــــــ
التوقيع: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
أجزاء التقرير الإداري
يضم التقرير الإداري على أجزاء رئيسية يتكون منها، ولا بدَّ أن يحرص الشخص الذي يقوم بإعداد تقرير إداري على توافر جميع تلك الأجزاء، ويجب أن تتم كتابتها بشكل دقيق وصحيح، وتساهم تلك الأجزاء ودقتها في توضيح محتوى التقرير، وفيما يأتي التعريف بأجزاء التقرير الإداري الأساسية:
عنوان التقرير
إنَّ عنوان التقرير من أهم أجزاء التقرير الرئيسية، حيثُ يوضع العنوان في الصفحة الرئيسية والأولى للتقرير الإداري، وتضم صفحة العنوان بالإضافة إلى ذلك معلومات حول الجهة المعنية والإدارة التي صدر عنها التقرير، بالإضافة إلى اسم الشخص الذي كتبه وتاريخ الكتابة وصفة الشخص الوظيفية، ويجب أن يكون العنوان واضحًا معبرًا عن محتوى التقرير.
مقدمة التقرير الإداري
وهي الصفحة التي تحتوي على أفكار عامة عن التقرير، وتتناول غالبًا الموضوع الرئيسي الذي يدور حوله التقرير وتقوم بتوضيح الأهمية التي ينطوي عليها هذا التقرير، كما توضح الأهداف الأساسية من التقرير، حيث يجب أن تكون مقدمة تقرير إداري جاهزة بعد تجهيز جميع صفحات التقرير لأنها لا بد أن تحتوي على أفكار واردة من مختلف صفحاته.
محتوى التقرير
إنَّ محتوى التقرير الإداري هو الصفحات الأساسية التي يتضمنها التقرير، ويحتوي هذا الجزء على أكبر مجموعة من المعلومات التي يعمل التقرير على تقديمها للجهات المعنية به، ويجب أن يكون توزيع المعلومات فيها على شكل فقرات، وذلك وفق نظام معين ومحدد يتناسب مع المعلومات الواردة في التقرير سواء كانت جداول أو رسومات أو تعداد نقطي أو سرد.
خاتمة التقرير
خاتمة التقرير الإداري هي الصفحة الأخيرة في التقرير، وهي إحدى الصفحات المهمة في التقرير لأنها تحتوي على مجموعة مهمة من المعلومات الأساسية بشكل مختصر وملخص، وبالتالي هذا الجزء يشكل خلاصة التقرير، ويوضح النتائج التي وصل إليها التقرير، مع ذكر العديد من الاقتراحات حول ما ورد من معلومات في التقرير.
خصائص التقرير الإداري
يتميز التقرير الغداري بعدد من الخصائص التي لا بدَّ أن تكون فيه حتى يتميز عن غيره من الوثائق والمستندات، وفيما يأتي أهم تلك الخصائص:
- تعيين المحتوى: لا بدَّ من الحرص على عرض معلومات التقرير وفق أسلوب معين، حيث يشمل جميع المعلومات المتعلقة بالموضوع، ويجب عدم إهمال أية تفاصيل متعلقة به لتشكيل صورة واضحة عنه.
- الدقة: يجب أن تكون العبارات والجمل والكلمات دقيقة في التقرير، وخالية من الغموض أو الأخطاء النحوية والإملائية، لتجنب تشتيت القراء.
- عرض الحقائق: يعتمد التقرير على عرض الحقائق فقط والتأكد من صحتها، لأن التقرير يتم الاعتماد عليه في القيام بالإجراءات المناسبة وصناعة القرارات المهمة.
- بساطة اللغة: يجب تجنب اللغة الغامضة والصعبة والمعقدة، وكتابة التقرير بأسلوب ولغة بسيطة من أجل أن يفهمه جميع من يقرأه.
- لفت انتباه القارئ: يجب جذب انتباه القارئ واحترام رغباته وتوجهاته، لأنه المستهدف من كتابة التقرير.
- الترتيب الصحيح للأحداث: وذلك من أجل فهم تسلسل جميع الأحداث خلال قراءة التقرير بشكل واقعي.
✨يسعدنا أنضمامكم لنا 👇
https://t.me/school_ksa
