عدم التركيز، تراجع الكفاءة، انعدام الدافع، تأخر الأعمال… لست كذلك صحيح! ولكن هكذا قد تبدو الأمور في حال عدم إنجاز تقارير العمل! فيأتي دوره بعد مرور فترة على بدء العمل، أو بعد إنجاز مهمات معينة، أو لمتابعة تطور الأعمال بانتظام… لذا إليك طريقة كتابة تقرير العمل باحترافية مع قالب جاهز.
تختلف طريقة كتابة تقارير العمل عن غيرها من التقارير وغيرها من أنواع الكتابة الأخرى، لذا لا بد من معرفة الخطوات الأساسية التي يجب تحقيقها للوصول إلى تقرير عمل احترافي.
تقرير العمل
تقرير العمل هو عبارة عن مستند ذو طابع رسمي يعرض معلومات وبيانات ويناقشها بما يخص مجال عملك ووظيفتك، تقارير العمل عادةً ما تكون موجهة إلى أشخاص معينين مثل: المدير – المشرف… وهناك أنواع ومجموعات متنوعة من التقارير التي تتم كتابتها بخصوص العمل أهمها: تقارير المبيعات – التقارير اليومية – تقارير التمويل والميزانية – تقارير البيانات…
وفي معظم الأحيان يتم إعطاء نموذج أو موجز يوضح البيانات والمعلومات التي يجب أن يتم عرضها في التقرير، وهذه البيانات لا بد من كتابتها وفق ترتيب سليم وشكل منظم لتوضيحها.
كيفية كتابة تقرير عمل
كتابة تقارير العمل هي مهارة تحتاج إلى ممارسة ومهارات في التواصل والاتصال، وكلما زاد عدد التقارير التي تقوم بكتابتها كلما زادت خبرتك ومهارتك وقدرتك على الكتابة، وإليك فيما يلي أهم خطوات كتابة تقارير العمل بشكل احترافي.
1 – حدد جمهورك … من سيقرأ تقرير العمل الذي تكتبه؟
أهم وأول خطوة يجب القيام بها في كتابة تقرير العمل هي تحديد الجمهور أي من سيقرأ التقرير، هل مديرك وحده أم أنه سيعرضه على آخرين؟ هل هو المشرف المسؤول عنك أم الممول؟
من خلال تحديد الجهة التي ستقرأ تقريرك سيكون بإمكانك تحديد الجوانب والبيانات والمعلومات التي من الضروري أن تقوم بعرضها وكتابتها، ولهجة ونبرة الخطاب التي سوف تعتمدها… بحيث تحقق النتيجة المطلوبة من التقرير.
2 – حدد الهدف من التقرير الذي تعمل عليه
بعد تحديد الجهة التي تقوم بكتابة التقرير لأجلها سوف تأتي للخطوة التالية والتي تقوم على تحديد الهدف من التقرير، أي عليك الإجابة عن سؤال: “لماذا أكتب هذا التقرير؟ ما الهدف منه؟”
بحيث تتمكن من تحديد الشيء الذي يجب أن يتم عرضه في التقرير والبيانات والنتيجة والمشاكل التي عليك مناقشتها… وبالطبع يمكنك الاستفسار عن ذلك من الشخص الذي توجه إليه هذا التقرير من خلال سؤاله عن الأشياء التي ينتظر معرفتها.
3 – حدد المعلومات والبيانات التي ستعرضها في التقرير
بمجرد تحديد الجهة والهدف من التقرير ستكون وجهتك التالية هي اختيار البيانات والمعلومات التي يجب إدراجها ضمنه، ففي حال كان التقرير حول المبيعات والأرباح والخسارات، فيجب ذكر بيان بعمليات البيع والشراء والتكاليف والعائدات…
وفي حال كان التقرير يتمحور حول التقدم في العمل وليكن عملية بناء مبنى ففي هذه الحالة يجب أن يتم عرض خطة العمل والمقدار المنجز منها وتفاصيل العمليات التي انتهت بالفعل وتلك التي تأخرت…
4 – لا تبدأ بالكتابة قبل وضع مخطط تفصيلي له
لا تبدأ بكتابة تقريرك قبل أن تضع مخطط تفصيلي حول ما سيتم عرضه ضمن التقرير فبدون هذه الخطوة لن تتمكن من البدء أصلًا، في المقابل وضع مخطط سوف يرشدك إلى الخطوات التالية ويدير عملك وينظمه ويساعدك في العثور على الموارد اللازمة.
لا تحتاج لمخطط متعمق جدًا يكفي أن تضع قائمة بالعناوين والأفكار التي ستدرجها ضمن التقرير وترتيبها بطريقة صحيحة بداية من الهدف من التقرير ومن ثم النقاط الأساسية وبعدها النقاط والعناوين الفرعية…
5 – ابدأ عملية البحث … ابحث عن المراجع والبيانات
ابدأ عملية البحث حول الموضوعات الرئيسية ضمن تقريرك، يمكن أن تبحث عبر الإنترنت أو في كتب ومراجع علمية أو في مجلات تختص بمجال عملك، أو تجارب ونتائجها، أو تحليل البيانات الخاصة بالعمل…
أضف المراجع التي وصلت إليها إلى المخطط التفصيلي بحيث تعرف ترتيب عرضها ورقم كل معلومة سو تضيفها، وبمجرد الانتهاء من هذه الخطوة يمكنك البدء ببناء وكتابة تقريرك، وخلال ذلك يمكن أن تحتاج للمزيد من البحث.
6 – طريقة كتابة تقرير عمل
بشكل عام محتوى التقرير يتألف من مقدمة وصلب وخاتمة، والصلب يجب أن يتضمن النقاط الأساسية في المخطط التفصيلي بالإضافة إلى التوصيات، والأهم هو عرض للبيانات والمخططات والمصادر، وفق ما يلي:
مقدمة التقرير
وهي الجزء الأول الذي ستبدأ به تقريرك وعادةً تكون المقدمة عبارة عن ملخص أو عرض عام للمحتوى، ويمكنك تضمين وسائط وعناصر مرئية ضمنها كالبيانات بشكل جداول ورسومات بيانية وحتى صور…
محتوى التقرير
من خلال المخطط التفصيلي والمصادر والهدف من التقرير أنت تعرف ما الذي يجب أن يحتويه تقريرك تمامًا، وأيضًا يمكنك توقع طوله بشكل عام.
- يمكنك تقسيم المحتوى وفق ما يناسب التقرير فلو كان تقرير عن نتائج سنوية يمكنك تقسيمه إلى أشهر والنتائج التي تم تحقيقها خلال ذلك مثلًا، وفي حال كان التقرير عن تطور العمل فقم بتقسيمه بناءً على المراحل التي مر بها العمل…
- ابدأ بذكر المعلومات والبيانات وفق المخطط التفصيلي الذي تم وضعه.
- ناقش النتائج والأبحاث التي وصلت إليها وتأكد من تغطية جوانب الموضوعات كاملة.
- اعرض المشاكل والنقاط السلبية في حال وجودها مع ذكر اقتراحات لحلها والتعامل معها.
- تأكد من جعل العناوين واضحة ومباشرة ومناسبة للمحتوى.
- اذكر دورك ورأيك واقتراحاتك، أي اذكر التوصيات التي يمكن لها أن تحل المشكلات وتساهم في تطوير العمل.
- ادعم تقريرك بالبيانات المناسبة والمخططات الرسومية والمصادر الموثوقة….
- في حال كانت أقسام التقرير طويلة قم بتلخيصها في نهاية كل منها.
خاتمة التقرير
عادةً ما تكون الخاتمة عبارة عن تلخيص لما جاء في التقرير وأهم النقاط فيه، ويفضل أن يتم ذكر الخطوة التالية فيها، كأن توصي بعقد اجتماع لمناقشة هذه النقاط أو إرسال رد أو متابعة… ولكن تأكد من عدم ذكر معلومات جديدة ضمنها.
7 – اعتماد لغة مختصرة ومهنية للتقرير
يجب أن تعتمد في تقريرك على لغة واضحة مختصرة ومهنية، بحيث تعرض المعلومات والمناقشة بدون الإسهاب والإطالة والهدف من ذلك هو إيصال أفكارك بدقة إلى المتلقي بدلًا من جعله ضائع بين عدد كبير من الصفحات والفقرات الطويلة.
وبالتالي بدلًا من استخدام أسلوب أدبي اعتمد الأسلوب المهني العملي، مثلًا لا تقول: “يمكن أن يكون من المفيد تحديث البريد الإلكتروني الوارد للوصول إلى الرسائل الجديدة باستمرار”، قل: “تحديث البريد الإلكتروني بانتظام”.
8 – العمل على تحرير وتدقيق التقرير بدقة
بمجرد الانتهاء من كتابة تقريرك اتركه جانبًا لبضع ساعات، ومن ثم قم بمراجعة التقرير وتحريره بدقة، فهذه خطوة أساسية تسمح لك باكتشاف الأخطاء وتصحيحها سواء كانت أخطاء لغوية أو أخطاء في المعلومات والبيانات المعروضة.
أما عن أهمية الانتظار ساعة أو أكثر قبل المراجعة فهذا الأمر تحديدًا يتيح لك فرصة لقراءة ومراجعة تقريرك والنظر إليه بطريقة مختلفة قد لم تنظر بها من قبل.
9 – تصميم غلاف التقرير
لا ينته الأمر بمعرفة كيفية كتابة تقرير عمل لأنه لا يمكن تقديم التقرير هكذا بدون وجود صفحة غلاف! ولكن لا تقلق الأمر في غاية البساطة.
في حال كنت تملك مهارات التصميم الأساسية سيكون الأمر سهل أما في حال لم تكن كذلك فببساطة يمكنك الاعتماد على قوالب جاهزة للغلاف وإجراء التعديلات اللازمة عليها، ولك حرية الاختيار بين تصميم الغلاف في بداية عملك أو في نهاية التقرير.
بشكل عام توجد 5 معلومات أساسية يجب وضعها ضمن صفحة الغلاف وهي: عنوان التقرير – كاتب التقرير (أنت) – القسم الذي تعمل به – صفتك الوظيفية – التاريخ، ووجود هذه المعلومات في الغلاف سوف تمكن القارئ بنظرة واحدة من معرفة المحتوى الموجود بشكل عام.
10 – جدول محتوى التقرير … فهرسة المحتوى
يمكن أن يكون تقريرك صغير بحدود صفحة واحدة، ولكن في المقابل يمكن أن يكون أكبر بعدد صفحات كبير، وفي هذه الحالة سيكون عليك إضافة جدول محتوى في بداية التقرير وستقوم بإضافته كخطوة نهائية!
يجب أن يتضمن جدول المحتوى العناوين الرئيسية والفرعية مع ربطها بدقة برقم الصفحة المدرجة ضمنها، وتوجد طرق كثيرة لتصميم جدول المحتوى سواء كان ذلك بشكل يدوي أو من خلال الاعتماد على القوالب الجاهزة.
نموذج تقرير عمل جاهز
فيما يلي سوف تجد قالب جاهز بالإضافة إلى نموذج يوضح كيفية كتابة تقرير عمل.
ملاحظة: يمكنك الاعتماد على قوالب جاهزة ولكن لا يمكن استخدامها مباشرة لأن لكل شركة أسلوب ولكل نوع تقرير محتوى خاص به، وبالتالي يمكنك الاعتماد على الخطوات الـ 10 السابقة، والاستعانة بالقالب التالي.
قالب تقرير عمل جاهز
- الغلاف: اسم المشروع – التاريخ – صفتك الوظيفية – اسمك الكامل (الأول والثاني) – اسم الشركة، والقسم الذي تعمل به.
- جدول المحتوى.
- المقدمة: مدخل إلى محتوى التقرير يمكن أن تتضمن عرض للبيانات التي ستناقشها، وفي حال كنت تعمل على كتابة تقرير عمل مرحلي فلست بحاجة لإدراج مقدمة.
- المحتوى: مناقشة الأفكار الرئيسية والفرعية التي قمت بوضعها ضمن المخطط التفصيلي، وشرح البيانات وتوضيح المشكلات، مع تضمين المصادر.
- التوصيات: حيث تقوم بذكر التوصيات والاقتراح التي يمكن لها أن تساعد في تطوير العمل أو حل المشكلات.
- الخاتمة: تلخيص لمحتوى التقرير.
نموذج تقرير عمل جاهز
- العنوان: تدريب الموظفين الجدد.
- بيانات كاتب التقرير: رئيس قسم تطوير الموارد البشرية: الأستاذ …. ….
- شركة: اسم الشركة
- بتاريخ: اليوم \ الشهر \ السنة
- جدول المحتوى: معلومات عن الموظفين الجدد – تدريب الموظفين الجدد – المشكلات – التوصيات
- المقدمة: تم تدريب الموظفين الجدد خلال الشهر الماضي ليتم تسليمهم مهمات خاصة خلال الفترة القادمة.
- المحتوى: أسماء الموظفين الجدد، وأهم الخبرات التي يمتلكونها.
- المحتوى: محاور التدريب الذي خضعوا له: مهارات العمل ضمن فريق – مهارات إنهاء المهام في الوقت المحدد – إنهاء المهام بدقة وتحقيق الهدف المطلوب – مهارات التواصل مع العملاء….
- المشكلات: عدم وجود مرجع يحدد المهمات المطلوبة بحيث يكون تعلمها أوضح وأدق.
- التوصيات: وضع مرجع بشرح تفاصيل العمل وإرفاقه بنماذج.
- الخاتمة: تدريب الموظفين الجدد تم بطريقة صحيحة، وهم قاموا بدورهم على أكمل وجه إلى جانب عملهم على التطور المستمر، أوصي بعقد اجتماع يمكنك من خلاله التعرف إلى الموظفين الجدد.
طريقة كتابة تقرير عمل تعتمد على 10 خطوات بشكل أساسي وفي الوقت نفسه تحتاج منك التدرب والعمل على تطوير مهاراتك في كتابة التقارير حتى تتمكن في النهاية من الوصول إلى تقارير مثالية.
✨يسعدنا أنضمامكم لنا 👇
https://t.me/school_ksa
