4 خطوات ضرورية لكتابة التقرير الاحترافي
التقارير
التقارير لها أهمية كبيرة في التواصل ونقل المعلومات في المؤسسة أو الشركة، كما لها العديد من الأغراض والأهداف لكتابتها، إلا أنه مع ذلك لكي تكتب تقريراً جيداً عليك أن تعرف أهمية كتابة التقارير والخطوات الواجب إتباعها من أجل كتابة تقرير جيد، وهذا ما نتعرف عليه من خلال السطور القليلة القادمة في هذا المقال.
أهمية كتابة التقرير وخصائصه
قبل أن نتعرف على الخطوات الهامة لكتابة التقارير، فسوف نتعرف على أهمية هذه التقارير، فالتقرير عبارة عن وسيلة من وسائل نقل المعلومات والتواصل بين الإدارات الموجودة في الشركة الواحدة، ويمكن من خلال هذا التقرير معرفة القضايا والمواضيع التي تهم الشركة أو مؤسسة ما.
هذا إلى جانب أن المعلومات الموجودة في التقرير يمكن تسخيرها ووضعها في التقرير، بالإضافة إلى البيانات المختلفة التي يريد بها كاتب التقرير توصيلها إلى القاريء، وبالتالي يمكن توصيل المعلومات بشكل جيد.
ولكي نقوم بكتابة تقرير به كافة المعلومات والبيانات المطلوبة، فإن التقارير لها العديد من الخصائص، ومن خصائصها على سبيل المثال:
التركيز على كافة المعلومات التي تهم القاريء أو الجهة التي تُقدم إليها هذه التقرير الذي يحتوي على هذه المعلومات.
يجب كتابة كافة المعلومات في التقرير بالدقة المطلوبة التي تضمن عدم التضليل أو حجب تلك المعلومات التي تهم الجهة التي تريد معرفة هذه المعلومات والبيانات.
كتابة التقارير يجب أن يكون بالوضوح المطلوب حتى لا تحدث عملية إرباك للقاريء او الجهة التي تقرأ التقرير.
يجب ذكر المعلومات بإيجاز وعدم الاستطراد في كتابة المعلومات او عرضها في التقرير.
ما هي أنواع التقارير؟
التقارير التي نكتب فيها المعلومات الرسمية أو البيانات لها العديد من الأنواع المختلفة، حيث تختلف التقارير تلك من تقرير إلى تقرير آخر، وهذه الأنواع المعروفة، على سبيل المثال:
- التقارير الرسمية: وهي تلك التقارير التي تُكتب بشكل رسمي لعرض العديد من المعلومات والإرشادات الواضحة وغيرها، وهذه التقارير مثل التقارير العلمية التي يكتبها الباحث بعد الانتها�� من الرسالة ��لعلمية.
وهذه التقارير الرسمية لها العديد من العناصر مثل: صفحة العنوان- كتابة ملخص تنفيذي – كتابة جدول محتويات – كتابة المُقدمة – كتابة محتوى التقرير- الخاتمة – جدول المصادر والمراجع العلمية – كتابة المُلحقات. - التقارير غير الرسمية: هذه التقارير قد تكون طويلة أو قصيرة في سرد المعلومات والبيانات المختلفة، كما تحتوي على بعض العناصر المختلفة مثل المقدمة والعنوان والغرض من التقرير والمناقشة مثل النتائج، هذا إلى جانب الخاتمة والاستنتاجات، هذا إلى جانب العناوين الفرعية والرسوم البيانية والتعدادات والجداول، حسب نوعية التقرير المكتوب.
- التقارير الدورية: وهي تلك التقارير التي تُكتب دورياً لإيصال المعلومات المختلفة للمديرين خاصة تلك المعلومات التي تتعلق ببعض الإنجازات في الشركة والقرارات التي يتم إتخاذها، والأهداف التي تضعها الشركات، وهذه التقارير لها بعض المزايا التي يجب وضعها في الحُسبان مثل أنها لابد أن تكون: مُوجزة – شاملة – تتكون من بعض العناصر مثل العناوين والتسمية الواضحة – كتابة تاريخ تقديم التقرير- كتابة التقرير وفقاً قالب أو نموذج مُحدد- كتابة الإنجازات السابقة أو الحالية أو كتابة الأهداف المُستقبلية.
- تقارير التفتيش والصيانة في الشركات: هذه التقارير تُكتب من أجل توضيح العديد من المعلومات والبيانات المختلفة حول الصيانة أو التفتيش على بعض المباني أو المحال التجارية والعقارات وغيرها، وهذه التقارير تتكون من بعض العناصر مثل: المُلخص التنفيذي – المحتوى – الاستنتاجات والتوصيات بعد التفتيش- المُلحقات والبيانات الموّضحة.
- التقارير المرحلية: هي التقارير التي يتم كتابتها مرحلياً، على أن تكون عناصرها مكوّنة من: ( عنوان رئيسي – ملخص تنفيذي – شرح لحالة العمل ووصف الإنجازات والتفاصيل المختلفة – ملخص يحتوي على المعلومات الموجودة في شرح العمل – تاريخ استحقاق التقرير سواء كان شهرياً أو أسبوعياً- الدقة في تقديم البيانات والمعلومات في التقرير).
خطوات عملية لكتابة تقرير جيد
هنا نصل إلى الخطوة الأهم في كتابة التقرير وإخراجه بشكل جيد، فهناك العديد من الخطوات الهامة التي تُساعدنا على تقديم وإخراج تقرير جيد أينا كان نوعه من الأنواع السابقة، وهذه الخطوات نتعرف عليها من خلال النقاط التالية:
اختيار موضوع التقرير
هي أولى خطوات كتابة تقرير جيد، وهي اختيار الموضوع الهام لكتابة التقرير، وتحديد نوعية كت��بة التقارير – من الأنواع السابقة التي تناولناها- وهذا لن يأتي إلا من خلال بعض النصائح مثل:
- التعرف على إرشادات كتابة التقرير وتنسيق وكيفية ترتيب محتوياته.
- تحديد موضوع مُحبب للكاتب – في حالة إذا كان التقرير غير رسمي – أو كتابة التقرير بلغة واضحة وشاملة وسهلة.
- يجب أن يكون التقرير موجزاً بعيداً عن الاستطراد، حتى نتجنب ضياع الأفكار الرئيسية عند كتابة التقرير، ونكتب في الموضوع حسب المطلوب فقط في التقرير.
البحث عن المعلومات
من الخطوات الهامة لكتابة التقرير بشكل جيد، وهي البحث عن المعلومات الرئيسية التي يجب أن يحتوي عليها التقرير، وهنا يمكن نصيحة كاتب التقرير في البحث عن المعلومات من خلال النصائح التالية:
- ابحث عن المعلومات الموثوق فيها الموجودة في المصادر والمراجع العلمية المختلفة، حيث هذا الأمر يؤثر في مصداقية المعلومات.
- يمكنك الاستعانة بالمكتبة حتى تحصل على المعلومات الرئيسية لكتابة التقارير، وهنا يأتي دور أمين المكتبة الذي يرشدك عن كافة المعلومات التي تريد الحصول عليها، وكتابتها في التقرير.
- يمكن الاستعانة بشبكة الإنترنت، حيث توجد آلاف بل ملايين المعلومات والتي يمكن الاستعانة بها، خاصة إذا كان التقرير يتحدث عن بعض الجهات الرسمية والجهات الحكومية، حيث يمكن الدخول على مواقع هذه المواقع.
- استعن بمصادر المعلومات المختلفة التي شملتها تقارير أخرى في نفس الموضوع كُتبت من قبل.
- يجب كتابة مصادر ومراجع المعلومات بطريقة الهوامش المعروفة مثل كتابة اسم المصدر والكاتب والمؤلف والتاريخ وجهة النشر.
كتابة مسوّدة التقرير
هذه هي المرحلة والخطوة الثالثة، ولها أهمية كبيرة للغاية، فالمسودة عبارة عن نسخة أولية من التقرير، والتي يدرب الكاتب فيها نفسه على حجم الخطر والهوامش وصفحة العنوان وكيفية التنسيق وذكر الشروحات والدلائل حتى يستعين بها في النهاية لكتابة التقرير بشكله النهائي.
مراجعة التقرير قبل التسليم
هي الخطوة الأخيرة من خطوات كتابة التقرير والتي تشمل مراجعة جميع الخطوات، مثل تدقيق الأخطاء الإملائية وقراءة جميع الجمل من البداية حتى النهاية، ومطابقة جميع المعلومات بالمراجع، ويمكن طلب المساعدة الخارجية لمراجعة التقرير حتى نضمن دقته وإخراجه بالشكل الصحيح المطلوب.
كتابة التقرير من ضمن أهم الأمور الضرورية الهامة التي تساعد على إيصال المعلومات بالشكل الصحيح، وبالتالي كان علينا معرفة أهم أنواع التقارير وخطوات كتابتها في سطور هذا المقال.
يسعدنا أنضمامكم لنا 🤩👇
https://t.me/school_ksa
